Formation Excel

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Microsoft Excel pour Windows, macOS, Android et iOS est une application conçue par Microsoft.Elle comprend des méthodes de calcul, des graphiques, des tableaux croisés dynamiques et Visual Basic for Applications, un langage de programmation de macOS. Pour l’analyse des données et la documentation, Microsoft Excel est un programme utile et puissant. Il s’agit d’un tableau comportant de nombreuses colonnes et lignes, chaque intersection d’une colonne et d’une ligne étant appelée « cellule ». Chaque cellule contient un seul élément de données ou d’information. En organisant les données de cette manière, vous pouvez faciliter la recherche d’informations et tirer automatiquement des informations de données changeantes.

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À quoi sert Microsoft Excel ?

En général, Excel est utilisé pour l’organisation des données et l’analyse financière. Il est utilisé dans toutes les fonctions commerciales et par des entreprises de toutes tailles.

Les principales utilisations d’Excel sont les suivantes :

  • Saisie de données
  • Gestion de l’information
  • Reddition de comptes
  • Analyse financière
  • Diagramme et schéma
  • Ordonnancement
  • Gestion du temps
  • Gestion des tâches
  • Modélisation des finances
  • Gestion de la relation client (CRM)

Presque tout ce qui doit être organisé !

Le logiciel Excel contient de nombreuses fonctions, formules et raccourcis pour améliorer les fonctionnalités du programme.

Comment utiliser Excel

Si vous débutez avec Excel, nous vous conseillons de vous familiariser avec quelques commandes de base. Il s’agit des éléments suivants :

  • Créer un nouveau tableau du début à la fin.
  • Exécuter des calculs de base dans un tableau tels que l’addition, la soustraction, la multiplication et la division dans un tableau.
  • L’écriture et le formatage des colonnes de texte et de titres.
  • La fonctionnalité de remplissage automatique d’Excel.
  • L’ajout ou la suppression de colonnes, lignes et tableaux individuels. Ci-dessous, nous ajouterons des choses comme plusieurs lignes et colonnes.
  • Garder les titres des colonnes et des lignes visibles lorsque vous les faites défiler, afin que vous sachiez quelles informations vous devez remplir lorsque vous déplacez le document plus bas.
  • Pour reconnaître et comprendre les données, utilisez les tableaux croisés dynamiques.

Pour réorganiser les données d’un tableau, on utilise les tableaux croisés dynamiques. Vous ne changerez pas les informations dont vous disposez, mais vous pouvez résumer les valeurs et comparer différentes informations dans votre tableau, selon ce que vous souhaitez.

Prenons un exemple concret. Disons que je veux regarder le nombre de personnes présentes à Poudlard dans chaque maison. Vous pouvez penser que je n’ai pas trop d’informations, mais cette méthode sera utile pour les ensembles de données plus longs.

Pour créer le tableau croisé dynamique, je vais dans Données > Tableau croisé dynamique. Excel ajoute automatiquement votre tableau croisé dynamique, mais l’ordre des données peut toujours être modifié.

Ajouter plus d’une colonne ou d’une ligne

Il se peut que vous deviez constamment ajouter des lignes et des colonnes supplémentaires dans Excel lorsque vous jouez avec vos données. Ou bien même que vous deviez parfois ajouter des centaines de lignes. Il serait très fastidieux de le faire une par une. Heureusement, dans Excel, il existe toujours un moyen plus simple.

Pour ajouter plusieurs lignes ou colonnes à un tableau, marquez le nombre de lignes ou de colonnes que vous souhaitez ajouter. Puis cliquez à droite et choisissez “Insérer”.

Dans l’exemple ci-dessous, je veux ajouter trois lignes supplémentaires. Je peux rapidement et facilement ajouter trois lignes vierges supplémentaires à mon tableau en mettant en surbrillance trois lignes, puis en cliquant sur l’insertion.

Menu déroulant excel

Les listes déroulantes peuvent faciliter considérablement la saisie de données. Voici comment vous pouvez créer des listes pratiques sur vos feuilles de calcul avec la fonction de validation des données de Microsoft Excel.

Pour insérer la liste déroulante de notre exemple dans une feuille Excel, procédez comme suit :

Dans les cellules A1:A4, créez une liste de validation des données. Vous pouvez également saisir les éléments dans une seule ligne, par exemple, A1:D1.

E4 est la cellule à sélectionner. (La liste de validation peut être placée dans n’importe quelle cellule ou même dans plusieurs cellules).

Dans le menu du ruban Données, sélectionnez Validation des données.

Dans la liste déroulante de l’option Autoriser, sélectionnez Liste. (Comme vous pouvez le voir, il y en a partout).

Faites glisser le curseur sur la zone de contrôle Source pour mettre en évidence les cellules A1:A4. Vous pouvez également saisir la référence (=$A$1:$A$4).

Cochez la case pour l’option de liste déroulante dans la cellule. Lorsque vous décochez cette option, Excel oblige toujours les utilisateurs à ne saisir que des valeurs de liste (A1:A4) mais n’affiche pas de liste déroulante.

Après cela, appuyez sur OK.

La liste déroulante peut être ajoutée à plusieurs cellules Excel. Au lieu de sélectionner une seule cellule Excel, sélectionnez une plage de cellules de saisie de données (étape 2). Cela fonctionne même pour les cellules Excel qui ne sont pas adjacentes. Tout en cliquant sur les cellules Excel appropriées, maintenez la touche Maj enfoncée.

Quelques remarques rapides :

Ce n’est que lorsque vous cliquez sur la cellule Excel utilisée pour la saisie de données que vous verrez la liste déroulante.

Vos utilisateurs ne peuvent alors sélectionner qu’une seule option dans le menu déroulant. Ils obtiendront un message d’erreur s’ils tentent de saisir leurs propres données.

Cette cellule de menu déroulant peut être copiée et collée dans n’importe quelle autre cellule Excel de votre feuille de calcul, et vous pouvez créer autant de menus déroulants différents que vous le souhaitez.

Lier deux classeurs Excel est une pratique courante et utile. En revanche, les liens multiples, où les valeurs du classeur 1 dépendent des valeurs du classeur 2, qui dépendent à leur tour des valeurs du classeur 3, et ainsi de suite, sont difficiles à gérer et instables. Les utilisateurs oublient fréquemment de fermer les fichiers et même de les déplacer. Vous n’aurez peut-être pas d’ennuis si vous êtes le seul à travailler avec ces classeurs Excel liés, mais si d’autres utilisateurs les examinent et les modifient, vous risquez d’avoir des problèmes. Si vous avez vraiment besoin de tant de liens, une nouvelle conception pourrait être nécessaire.

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